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Mit welchen Verweildaueränderungen gehen Whiteboards als Lean-Management-Werkzeuge einher? : Eine retrospektive Zeitreihenstudie in zwei Krankenhäusern

What changes of the length of stay are associated with whiteboards as lean management instruments? : A retrospective timeseries analysis in two hospitals

  • Einleitung: Whiteboards können als ein Instrument des Lean Managements zur Steuerung der Verweildauer auf Stationen eingesetzt werden, um aktuelle Patienteninformationen zu bündeln und in regelmäßigen strukturierten sowie interdisziplinären Besprechungen die Patientenversorgung zu steuern, die interdisziplinäre Zusammenarbeit zu optimieren und das Entlassungsmanagement zu verbessern. Das Ziel dieser Studie bestand darin, zu untersuchen, inwiefern die Einführung von Whiteboards in zwei Kliniken mit einer Veränderung der Verweildauer einherging. Methode: Um die Forschungsfrage zu beantworten, wurden retrospektive Zeitreihen aus den DRG-Routinedaten vor und nach Installation der Whiteboards aus den beiden Kliniken in einem Interrupted Time Series Design genutzt. In der einen Klinik (Chirurgie) lagen 3.734 Fälle für den Zeitraum von Januar 2018 bis Dezember 2019 und in der anderen Klinik (Innere Medizin) 54.049 Fälle für den Zeitraum Juli 2013 bis Dezember 2019 vor. Ergebnisse: In dem gemittelten Vergleich der Verweildauer (relative Verweildauerabweichung pro DRG von dem jeweiligen Verweildauermittel) konnte in der ersten Klinik kein signifikanter Unterschied zwischen den Werten vor und nach Einführung des Boards festgestellt werden. Am zweiten Klinikum zeigte sich sogar im Vorher-Nachher-Vergleich eine signifikante Verschlechterung der Verweildauer. Eine deskriptive Zeitreihenanalyse vor und nach Einführung zeigte in beiden Kliniken, dass kurz nach der Einführung der Boards sich die Verweildauer verschlechterte, anschließend jedoch verbesserte, d.h. dass die Patienten durchschnittlich früher entlassen wurden. Dieser Unterschied ging jedoch im Zeitverlauf wieder zurück. Diskussion: Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass keine Verbesserung in der Verweildauer im Zuge der Nutzung der Whiteboards durch einen reinen Vorher-Nachher-Vergleich nachweisbar war. In der anschließenden Zeitreihenbetrachtung zeigten sich starke Schwankungen, die zunächst mit einer kurzzeitigen Verschlechterung der Verweildauer nach der Implementierung einhergingen und dann zu einer Verbesserung führten. Im Zeitverlauf verblasste der Unterschied jedoch, sodass die Patienten wieder später entlassen wurden. Methodisch zeigt sich, dass im Gegensatz zu der reinen Vorher-Nachher-Analyse erst eine Zeitreihenbetrachtung einen Einblick in das Geschehen und seine Variabilität lieferte. Für die Praxis ergeben sich folgende Implikationen: Whiteboards können als ein hilfreiches Instrument von Lean Management zur Verweildauersteuerung angesehen werden, wie die zwischenzeitlichen Verbesserungen nahelegen. Dies erfordert jedoch eine kontinuierliche, unter Einbezug der Mitarbeiter durchgeführte Pflege der Informationen und einen erkennbaren Mehrwert. Perspektivisch empfiehlt sich zudem eine Digitalisierung der Boards, um den Nachteilen wie der manuellen Pflege entgegenzuwirken.
  • Introduction: Whiteboards are lean management instruments that serve to govern the length of stay on hospital wards. They are implemented to bundle up-to-date patient information, to enable regular and structured interdisciplinary team meetings, to stimulate the collaboration within the team and hereby to govern the care process and improve the discharge management. The aim of this study was to investigate, whether the implementation of whiteboards was associated with a change of the length of stay. Methods: In order to answer the research question, a retrospective interrupted timeseries analysis of DRG routine data before and after implementation of whiteboards in two hospitals was performed. A total of 3,734 clinical cases covering the period January 2018 to December 2019 from one hospital (medical specialty surgery) and 54,049 clinical cases from the period July 2013 to December 2019 from the second hospital (medical specialty internal medicine) were included. Results: Comparing the average length of stay before and after (expressed as the relative difference from the statewide mean per DRG) showed no significant difference for the first hospital and a significant deterioration for the second hospital. The descriptive timeseries analysis revealed in both hospitals, that the length of stay worsened shortly after the introduction of the whiteboards, however, improved later, which meant that patients were discharged earlier. During the further course, this difference faded reaching the baseline level values. Discussion: In summary, no improvement of the length of stay could be found in a before-after comparison of the means. The descriptive timeseries analysis could partly explain these findings revealing a strong variability that reflected a short-term worsening followed by improvements, which, however, in the end did not last. This meant that patients were discharged again later. From a methodological point of view, only the timeseries perspective could yield an insight into the course of the events whereas the comparison of the averages aggregating the values could not capture the variability. From a practical point of view, it can be concluded that whiteboards can be a useful lean management instrument to govern the length of stay as the short-term improvements suggest. However, this requires the staff to continuously update the information on the board and for the entire handling to yield a tangible added value for the staff. Therefore, it seems rewarding to implement digital whiteboards to mitigate the manual effort of updating the information on the board.

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Metadaten
Author:Julia Botschmanowski, Lisa Nolte, Jens HüsersORCiD, Moritz EsdarORCiD, Ursula Hertha HübnerORCiD
Title (German):Mit welchen Verweildaueränderungen gehen Whiteboards als Lean-Management-Werkzeuge einher? : Eine retrospektive Zeitreihenstudie in zwei Krankenhäusern
Title (English):What changes of the length of stay are associated with whiteboards as lean management instruments? : A retrospective timeseries analysis in two hospitals
URN:urn:nbn:de:bsz:959-opus-35640
DOI:https://doi.org/10.3205/mibe000232
ISSN:1860-9171
Parent Title (German):GMS Medizinische Informatik, Biometrie und Epidemiologie
Document Type:Article
Language:German
Year of Completion:2021
Release Date:2022/07/25
Tag:Entlassungsmanagement; Evaluation; Lean Management; Patient Journey Board; Prozessoptimierung; Verweildauersteuerung; Whiteboard
Volume:17
Issue:4
Page Number:8
Faculties:Fakultät WiSo
DDC classes:600 Technik, Medizin, angewandte Wissenschaften / 610 Medizin, Gesundheit
Review Status:Veröffentlichte Fassung/Verlagsversion
Licence (German):License LogoCreative Commons - CC BY - Namensnennung 4.0 International